NOTĂ DE INFORMARE
privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către Societatea de Asigurări „ACORD GRUP” S.A.
1. Scopul și domeniul de aplicare al prezentei Note
Societatea de Asigurări „ACORD GRUP” S.A., în calitate de operator al datelor cu caracter personal, acordă o importanță deosebită protecției datelor cu caracter personal și respectării drepturilor persoanelor vizate.
Prezenta Notă de informare are scopul de a explica modul în care Societatea de Asigurări „ACORD GRUP” S.A. (în continuare – „Acord Grup SA” sau „Operatorul”) prelucrează datele cu caracter personal în cadrul activității sale.
Prezenta Notă se aplică diferitelor contexte de prelucrare a datelor cu caracter personal, inclusiv:
- activității de asigurare și relațiilor cu clienții;
- solicitării, încheierii și executării contractelor de asigurare;
- gestionării și soluționării dosarelor de daună;
- relațiilor cu beneficiarii, persoanele asigurate și alte persoane implicate în evenimente asigurate;
- proceselor de recrutare și relațiilor de muncă;
- accesului în sediile și spațiile Acord Grup SA;
- supravegherii video;
- comunicărilor cu clienții, partenerii, candidații, angajații și alte persoane;
- utilizării website-ului și a formularelor electronice;
- îndeplinirii obligațiilor legale și protejării drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.
În funcție de contextul concret, pot fi aplicate reguli și informări suplimentare, inclusiv politici sau note de informare specifice.
2. Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal este:
Societatea de Asigurări „ACORD GRUP” S.A.
Sediu: mun. Chișinău, bd. Decebal 80/1
IDNO: 1002600007813
Telefon: +373 (22) 26 44 44
E-mail: [email protected]
Website: www.acordgrup.md
Acord Grup SA stabilește, în limitele prevăzute de legislația aplicabilă, scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul activității sale.
3. Responsabilul cu protecția datelor
Acord Grup SA a desemnat un Responsabil cu protecția datelor cu caracter personal (DPO).
Responsabil cu protecția datelor: Viorel Furtuna
E-mail: [email protected]
Telefon: +373 69 888 884
DPO poate fi contactat pentru întrebări privind prelucrarea datelor cu caracter personal, pentru exercitarea drepturilor persoanei vizate și pentru alte aspecte privind protecția datelor cu caracter personal.
4. Categorii de persoane ale căror date pot fi prelucrate
În funcție de activitatea desfășurată și de relația cu Acord Grup SA, pot fi prelucrate datele următoarelor categorii de persoane:
- clienți și potențiali clienți;
- persoane asigurate;
- contractanți și beneficiari ai contractelor de asigurare;
- proprietari și utilizatori ai bunurilor asigurate;
- persoane implicate în evenimente asigurate și dosare de daună;
- reprezentanți și persoane împuternicite;
- persoane care contactează Acord Grup SA prin telefon, e-mail, website sau alte canale;
- candidați la ocuparea posturilor vacante;
- angajați și foști angajați;
- vizitatori ai sediilor Acord Grup SA;
- reprezentanți și persoane de contact ale partenerilor și furnizorilor;
- alte persoane ale căror date sunt prelucrate în mod legal în legătură cu activitatea Operatorului.
5. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate
În funcție de contextul prelucrării, Acord Grup SA poate prelucra date de identificare, inclusiv nume, prenume, data și locul nașterii, cetățenia, IDNP și datele din actele de identitate.
Pot fi prelucrate date privind domiciliul și datele de contact, inclusiv adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail.
În cadrul activității de asigurare, pot fi prelucrate date privind contractele și polițele de asigurare, tipul și condițiile asigurării, primele de asigurare, istoricul de asigurare, bunurile asigurate, evenimentele asigurate și dosarele de daună.
În cazul asigurărilor auto, pot fi prelucrate date privind vehiculul, inclusiv numărul de înmatriculare, seria de identificare a vehiculului (VIN), marca și modelul, precum și date privind proprietarul, deținătorul, utilizatorul și permisul de conducere.
În cadrul dosarelor de daună pot fi prelucrate declarații, fotografii, documente, rapoarte de evaluare, informații despre circumstanțele producerii evenimentului și alte date necesare constatării și soluționării dosarului.
În funcție de context, pot fi prelucrate date privind plățile și conturile bancare, precum și alte date financiare necesare efectuării operațiunilor aferente activității de asigurare.
În cadrul recrutării pot fi prelucrate date furnizate de candidați, inclusiv date de identificare și contact, informații privind studiile, calificările, experiența profesională, competențele și informațiile relevante pentru evaluarea candidaturii.
În cadrul raporturilor de muncă pot fi prelucrate date necesare administrării raportului de muncă, inclusiv date privind funcția, remunerația, timpul de muncă, concediile, instruirile și alte informații necesare îndeplinirii obligațiilor angajatorului.
În cadrul sistemelor de supraveghere video pot fi prelucrate imagini ale persoanelor care se află în raza de acțiune a camerelor video.
6. Date din categorii speciale
În anumite situații, în special în cadrul constatării și soluționării dosarelor de daună, Acord Grup SA poate prelucra categorii speciale de date cu caracter personal, inclusiv date privind starea de sănătate, atunci când acestea sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare.
Prelucrarea unor astfel de date se efectuează numai atunci când există un temei juridic corespunzător și sunt îndeplinite condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.
Accesul la datele din categorii speciale este limitat la persoanele autorizate și numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor acestora.
CNPDCP include datele privind sănătatea în categoria datelor cu caracter personal speciale.
7. Prelucrarea datelor în cadrul activității de asigurare
Acord Grup SA prelucrează datele cu caracter personal ale clienților, persoanelor asigurate, beneficiarilor și altor persoane implicate în raporturile de asigurare pentru identificarea persoanelor, evaluarea solicitărilor, încheierea și administrarea contractelor de asigurare, emiterea polițelor și executarea obligațiilor contractuale.
Datele pot fi utilizate pentru stabilirea condițiilor de asigurare, calcularea primelor, verificarea informațiilor furnizate și gestionarea relației contractuale.
În cazul producerii unui eveniment asigurat, datele pot fi prelucrate pentru înregistrarea, constatarea, investigarea și soluționarea dosarului de daună, evaluarea prejudiciilor și stabilirea și efectuarea despăgubirilor.
Datele pot fi utilizate pentru prevenirea, identificarea și investigarea fraudelor, precum și pentru îndeplinirea obligațiilor legale și de raportare care revin Acord Grup SA.
Acord Grup SA poate prelucra datele și pentru gestionarea reclamațiilor, soluționarea disputelor și litigiilor, precum și pentru constatarea, exercitarea și apărarea drepturilor și intereselor sale legitime.
Temeiurile juridice ale acestor prelucrări pot consta, în funcție de situație, în executarea contractului, efectuarea demersurilor necesare pentru încheierea contractului, îndeplinirea unei obligații legale, realizarea unui interes legitim sau un alt temei prevăzut de legislația aplicabilă.
8. Prelucrarea datelor în cadrul recrutării și al raporturilor de muncă
Acord Grup SA prelucrează datele cu caracter personal ale candidaților în scopul organizării și desfășurării proceselor de recrutare, evaluării candidaturilor, comunicării cu candidații și efectuării demersurilor necesare pentru încheierea unui raport de muncă.
Datele candidaților pot fi prelucrate în baza informațiilor furnizate prin CV-uri, formulare de candidatură, interviuri, documente prezentate de candidat și alte surse permise de legislația aplicabilă.
În cazul angajaților și foștilor angajați, Acord Grup SA prelucrează datele necesare pentru încheierea și executarea contractelor individuale de muncă, administrarea raporturilor de muncă, calcularea și achitarea salariilor, acordarea concediilor și altor drepturi, evidența timpului de muncă, îndeplinirea obligațiilor fiscale și de asigurări sociale, securitatea și sănătatea în muncă, precum și îndeplinirea altor obligații legale ale angajatorului.
Datele angajaților pot fi prelucrate, de asemenea, pentru protejarea patrimoniului, securitatea sediilor și sistemelor informatice, investigarea incidentelor și exercitarea sau apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Acord Grup SA.
Prelucrarea datelor în cadrul raporturilor de muncă se efectuează în temeiul obligațiilor legale, executării contractului, interesului legitim și, atunci când este aplicabil, al consimțământului persoanei vizate.
9. Supravegherea video
Acord Grup SA poate utiliza sisteme de supraveghere video în sediile și spațiile aflate sub administrarea sa.
Supravegherea video poate fi utilizată pentru asigurarea securității persoanelor, spațiilor și bunurilor, prevenirea și investigarea incidentelor, precum și pentru constatarea și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.
Prin intermediul sistemelor de supraveghere video pot fi prelucrate imagini care permit identificarea persoanelor aflate în raza de acțiune a camerelor.
Prelucrarea datelor prin intermediul sistemelor de supraveghere video se realizează în conformitate cu principiile necesității, proporționalității, transparenței și securității.
Accesul la imaginile video este limitat la persoanele autorizate și numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor de serviciu, investigării incidentelor, exercitării sau apărării drepturilor și intereselor legitime ori îndeplinirii unei obligații legale.
Înregistrările video pot fi comunicate autorităților competente sau altor destinatari numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.
Persoanele care intră în zonele supravegheate video sunt informate despre existența sistemului de supraveghere prin mijloace de informare corespunzătoare.
CNPDCP tratează captarea și înregistrarea imaginilor video ca prelucrare a datelor cu caracter personal și subliniază necesitatea transparenței privind scopul, temeiul juridic, destinatarii, drepturile persoanelor și alte elemente ale prelucrării.
10. Comunicațiile și apelurile telefonice
Acord Grup SA poate prelucra datele persoanelor care contactează Operatorul prin telefon, e-mail, poștă, formulare electronice sau alte mijloace de comunicare.
Aceste date pot fi prelucrate pentru gestionarea solicitărilor, furnizarea serviciilor, comunicarea cu persoana vizată, soluționarea reclamațiilor, documentarea operațiunilor și îndeplinirea obligațiilor legale.
În cazul în care anumite apeluri telefonice sunt înregistrate, persoana care efectuează apelul va fi informată în mod corespunzător cu privire la această prelucrare.
Înregistrarea apelurilor, dacă este aplicată, poate avea drept scop documentarea comunicărilor, soluționarea solicitărilor și reclamațiilor, verificarea operațiunilor, asigurarea securității și exercitarea sau apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Operatorului.
11. Website-ul și formularele electronice
Acord Grup SA poate prelucra datele persoanelor care utilizează website-ul, formularele electronice și alte canale digitale ale Operatorului.
În funcție de serviciul solicitat, pot fi prelucrate date de identificare, date de contact, informații furnizate prin formulare, documente transmise electronic și alte date necesare pentru soluționarea solicitării.
Datele pot fi prelucrate pentru gestionarea solicitărilor, comunicarea cu persoanele interesate, furnizarea serviciilor, securitatea sistemelor informatice și îndeplinirea obligațiilor legale.
Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare este reglementată, după caz, prin politica distinctă privind cookie-urile disponibilă pe website-ul Acord Grup SA.
12. Scopurile și temeiurile juridice generale ale prelucrării
Acord Grup SA prelucrează datele cu caracter personal numai pentru scopuri determinate, explicite și legitime.
În funcție de context, datele pot fi prelucrate pentru identificarea persoanei, comunicarea cu aceasta, încheierea și executarea contractelor, furnizarea serviciilor, îndeplinirea obligațiilor legale, gestionarea reclamațiilor și litigiilor, prevenirea fraudelor, asigurarea securității, protejarea patrimoniului, administrarea raporturilor de muncă, recrutare, gestionarea accesului în sedii, supraveghere video și alte scopuri compatibile cu activitatea Operatorului.
Prelucrarea datelor poate avea ca temei juridic executarea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare pentru încheierea unui contract.
Datele pot fi prelucrate atunci când acest lucru este necesar pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revine Acord Grup SA.
În anumite situații, prelucrarea se poate baza pe interesul legitim al Acord Grup SA, inclusiv pentru prevenirea fraudelor, asigurarea securității persoanelor și bunurilor, protejarea sistemelor informatice, gestionarea și apărarea drepturilor și intereselor sale și alte scopuri compatibile cu activitatea Operatorului.
Atunci când legislația impune sau permite utilizarea consimțământului ca temei juridic, acesta va fi solicitat în mod corespunzător.
În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, persoana vizată are dreptul să își retragă consimțământul în orice moment. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
13. Furnizarea datelor și consecințele refuzului
Furnizarea anumitor date cu caracter personal poate fi necesară pentru identificarea persoanei, evaluarea solicitării, încheierea și executarea contractului, soluționarea dosarelor de daună, încheierea și administrarea raporturilor de muncă sau îndeplinirea obligațiilor legale ale Acord Grup SA.
Refuzul furnizării datelor necesare poate avea drept consecință imposibilitatea încheierii sau executării unui contract, furnizării unui serviciu, soluționării unei cereri sau îndeplinirii unei obligații legale.
În cazul în care anumite date sunt solicitate pentru un scop pentru care furnizarea acestora nu este obligatorie, persoana vizată va fi informată, după caz, cu privire la caracterul obligatoriu sau opțional al furnizării acestora.
14. Sursele datelor cu caracter personal
Datele pot fi obținute direct de la persoana vizată sau, după caz, de la reprezentantul legal ori persoana împuternicită.
În cadrul activității de asigurare, datele pot fi obținute de la proprietari și utilizatori ai bunurilor asigurate, persoane implicate în evenimente asigurate, intermediari în asigurări, experți, evaluatori, parteneri și alți prestatori de servicii.
Datele pot fi obținute, de asemenea, din registre și baze de date oficiale, de la autorități și instituții publice sau din alte surse permise de legislația aplicabilă.
În cadrul recrutării, datele pot fi obținute de la candidat și, în condițiile legii, din alte surse relevante.
În cazul în care datele nu sunt obținute direct de la persoana vizată, Acord Grup SA va furniza informațiile prevăzute de legislația aplicabilă privind sursa datelor și prelucrarea acestora, în măsura în care nu se aplică o excepție legală.
15. Destinatarii datelor cu caracter personal
În funcție de scopul și temeiul juridic al prelucrării, datele cu caracter personal pot fi comunicate autorităților și instituțiilor publice, autorităților competente în domeniul asigurărilor, instanțelor de judecată și organelor de drept, în cazurile prevăzute de lege.
În cadrul activității de asigurare, datele pot fi comunicate intermediarilor în asigurări, experților, evaluatorilor, service-urilor și altor prestatori implicați în constatarea și soluționarea dosarelor de daună.
Datele pot fi comunicate instituțiilor financiare și furnizorilor de servicii de plată atunci când acest lucru este necesar pentru efectuarea operațiunilor financiare.
Acord Grup SA poate utiliza furnizori de servicii IT, arhivare, curierat, contabilitate, audit, juridice și alte servicii necesare activității sale. În aceste situații, accesul la date este limitat la datele necesare pentru prestarea serviciului și este reglementat în condițiile legislației aplicabile.
Datele pot fi comunicate altor persoane sau entități atunci când acest lucru este necesar pentru executarea contractului, îndeplinirea unei obligații legale, realizarea unui interes legitim sau în alte cazuri permise de legislația aplicabilă.
16. Transferul datelor către alte state
În cazul în care pentru anumite servicii sau procese operaționale este necesar transferul datelor cu caracter personal către destinatari aflați în afara Republicii Moldova sau către organizații internaționale, Acord Grup SA efectuează asemenea transferuri numai în condițiile și cu respectarea garanțiilor prevăzute de legislația aplicabilă.
În funcție de situație, transferul poate fi efectuat în baza unei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau în baza altor garanții și condiții prevăzute de legislația aplicabilă.
Informațiile suplimentare privind transferurile internaționale și garanțiile aplicabile pot fi solicitate de la Acord Grup SA sau de la Responsabilul cu protecția datelor.
17. Păstrarea datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate în conformitate cu Politica Acord Grup SA de stocare (retenție) a datelor cu caracter personal și cu cerințele legislației aplicabile.
Perioada de păstrare poate varia în funcție de natura datelor, scopul prelucrării, durata raportului contractual, obligațiile legale aplicabile, necesitatea arhivării documentelor și necesitatea constatării, exercitării sau apărării unor drepturi și interese legitime.
18. Securitatea datelor cu caracter personal
Acord Grup SA aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării neautorizate și altor forme de prelucrare neconformă.
Măsurile de securitate sunt stabilite în funcție de natura datelor, scopurile și contextul prelucrării, riscurile pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate și cerințele legislației aplicabile.
Detaliile tehnice ale măsurilor de securitate nu sunt prezentate exhaustiv în prezenta Notă, pentru a nu compromite eficiența acestora.
19. Drepturile persoanei vizate
În condițiile și limitele prevăzute de legislația aplicabilă, persoana vizată beneficiază de dreptul de a obține informații privind prelucrarea datelor sale și acces la datele respective.
Persoana vizată are dreptul să solicite rectificarea datelor inexacte și completarea datelor incomplete.
În condițiile prevăzute de lege, persoana vizată poate solicita ștergerea datelor sale cu caracter personal.
Dreptul la ștergere nu este absolut și nu se aplică, de exemplu, atunci când păstrarea sau prelucrarea datelor este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi în cadrul procedurilor.
În condițiile legii, persoana vizată poate solicita restricționarea prelucrării datelor sale.
Persoana vizată are dreptul să se opună prelucrării datelor sale în cazurile prevăzute de legislația aplicabilă.
În cazurile în care sunt îndeplinite condițiile legale, persoana vizată beneficiază de dreptul la portabilitatea datelor.
Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, persoana vizată are dreptul să își retragă consimțământul.
În condițiile prevăzute de lege, persoana vizată are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra sa sau care o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.
Exercitarea drepturilor persoanei vizate poate fi limitată în cazurile și condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.
20. Decizii automatizate și crearea de profiluri
Acord Grup SA nu utilizează, în cadrul proceselor descrise în prezenta Notă, procese decizionale exclusiv automatizate care produc efecte juridice asupra persoanei vizate sau care o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.
În cazul implementării unor asemenea procese, persoana vizată va fi informată în condițiile legislației aplicabile cu privire la existența acestora, logica relevantă utilizată, precum și importanța și consecințele preconizate ale prelucrării.
21. Exercitarea drepturilor
Pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal, persoana vizată poate transmite o solicitare către Acord Grup SA sau către Responsabilul cu protecția datelor.
E-mail: [email protected]
Telefon: +373 69 888 884
Adresă: mun. Chișinău, bd. Decebal 80/1
Solicitarea trebuie să permită identificarea persoanei vizate și să indice, în măsura posibilului, dreptul sau drepturile pe care aceasta dorește să le exercite.
Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Acord Grup SA poate solicita informații suplimentare necesare pentru verificarea identității solicitantului atunci când există îndoieli rezonabile cu privire la identitatea acestuia.
Acord Grup SA va informa persoana vizată cu privire la măsurile întreprinse în urma solicitării fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii.
În funcție de complexitatea și numărul solicitărilor, termenul poate fi prelungit în condițiile legislației aplicabile. În acest caz, persoana vizată va fi informată cu privire la prelungire și motivele acesteia.
În cazul în care Acord Grup SA nu ia măsuri în urma solicitării, persoana vizată va fi informată cu privire la motivele acestei decizii și, după caz, cu privire la dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere sau de a se adresa instanței de judecată.
22. Dreptul de a depune o plângere
Persoana vizată are dreptul să depună o plângere în cazul în care consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă.
Plângerea poate fi depusă la:
Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova (CNPDCP)
Informații privind exercitarea acestui drept și modalitatea de depunere a plângerii sunt disponibile pe website-ul oficial al CNPDCP.
23. Prelucrarea ulterioară a datelor
În cazul în care Acord Grup SA intenționează să prelucreze ulterior datele cu caracter personal într-un scop diferit de cel pentru care datele au fost colectate, Operatorul va evalua compatibilitatea prelucrării ulterioare și va asigura informarea persoanei vizate, atunci când acest lucru este necesar potrivit legislației aplicabile.
Prelucrarea ulterioară va fi efectuată numai în condițiile permise de legislația privind protecția datelor cu caracter personal.
24. Actualizarea prezentei Note
Acord Grup SA poate actualiza prezenta Notă atunci când acest lucru este necesar ca urmare a modificării legislației, a proceselor de prelucrare, a serviciilor oferite, a tehnologiilor utilizate sau a altor circumstanțe relevante.
Versiunea actuală a Notei este disponibilă pe website-ul Acord Grup SA: